Functii

• Cu ajutorul acestui modul se realizeaza evidentierea bunurilor aflate intr-o societate.
• In acest modul exista posibilitatea gruparii pe mai multe criterii si tinerea  evidentei  bunurilor cu informatii detaliate, cum ar fi de exemplu garantia, asigurarea, angajatul caruia este alocat etc.
• Modulul eoAMS nu este legat cu alte module astfel acesta nu influenteaza inregistrarile contabile in sistemul rabarburaERP.

Configurare

• In meniul eoAMS → Configurare se seteaza posibilitatile cu ajutorul carora se grupeaza bunurile, acestea sunt: Categorii (Categories), Puncte de lucru (Sites), Locatii (Locations), Departamente (Departments), Angajati (Employees), Asigurare (Insurance).

Categories (Categorii)

• In acest meniu se creeaza categoriile cu ajutorul carora se ordoneaza bunurile.

Pentru a crea o categorie noua se apasa butonul “Creati”.

Sites (Puncte de lucru)

• In acest meniu se seteaza de ex. punctele de lucru, cladirile, diferite adrese ale societatii. Cu ajutorul acestora bunurile pot fi grupate.

• Pentru a crea o adresa noua se apasa butonul “Creati”.

Locations (Gestiuni)

• In acest meniu se seteaza gestiunile unui punct de lucru, de exemplu pe birouri, etaje etc.

• Pentru crearea unei noi locatii se apasa butonul “Creati”.

• Dupa incarcarea sistemului cu bunuri (Assets), in cazul in care la acestea este completat campul locatii, atunci bunurile atasate pot fi vizualizate in locatii pe fila “Assets”.

Departments (Departamente)

• In acest meniu se definesc departamentele societatii, pentru a filtra si a cauta mai usor printre bunuri.

Employees (Angajati)

• In acest meniu sistemul aduce persoanele fizice din lista partenerilor.
• Cu ajutorul acestuia bunurile pot fi legate de angajati.

Insurance (Asigurari)

• In acest meniu se inregistreaza asigurarile active a bunurilor pentru a putea fi urmarite.

• Cu ajutorul butonului “Creati” se inregistreaza asigurarea dorita.

Inregistrare bunuri (List of Assets)

Bunurile aflate la societate se inregistreaza in meniul eoAMS – Assets – List of Assets. In aceasta lista pot fi vizualizate toate bunurile, cu ajutorul filtrelor pot fi cautate, grupate, filtrate.

List of Assets

• Pentru crearea unui bun se apasa butonul “Creati”, se va deschide o noua pagina cu ajutorul caruia se inregistreaza.
• In partea din antet se completeaza campurile:
  • Nume – se completeaza cu denumirea bunului
  • Nr Inventar – se completeaza cu numarul de inventar sau cu codul bunului
  • Proprietar – selecteaza proprietarul (compania) bunului
  • Atribuit – se completeaza cu persoana care utilizeaza bunul
  • Activ – aceasta casuta trebuie sa fie bifata ca bunul sa vie activ si vizibil.

Fila “Info”

• In aceasta fila se inregistreaza datele informative:
  • Site – se completeaza cu punctul de lucru unde este folosit
  • Location – se completeaza cu locatia in cadrul punctului de lucru
  • Department – se completeaza cu departamentul in care este folosit
  • Category – se completeaza cu categoria bunului
  • Brand – se completeaza cu marca bunului
  • Serial no. – se completeaza cu numarul de serie
  • Purchase Date – se completeaza cu data de achizitie
  • Purchase Value – se completeaza cu valoare de achizitie
  • Manufacturer – se selecteaza din lista de parteneri firma producatoare
  • Quantity – se introduce cantitatea
  • Purchase from – se selecteaza din lista de parteneri furnizorul
  • Currency – se selecteaza valuta in care se tine evidenta.

Fila “Images”

• In aceasta fila se incarca pozele despre bunul inregistrat.

• Cu ajutorul butonului Adauga un elment se deschide o noua fereastra unde se poate alege si incarca poza.

• In campul Image Title se completeaza cu denumirea pozei, pentru a putea fi identificat mai usor.
• Daca se bifeaza campul Set as Default atunci poza incarcata va fi poza principala.
• In cazul in care se bifeaza casuta Link atunci se poate lipi link-ul cu locatia pozei
• Pentru incarcarea pozei de pe calculator se apasa pe impaginea din jos pe Editati si se alege poza dorita.

• Dupa completarea datelor daca se doreste in fila Comments  se poate scrie o mica descriere despre poza. Dupa salvare mai multe poze pot fi atasate.

Fila “Warranty”

• Daca este cazul atunci aceasta fila se completeaza cu data de inceput (warranty start) si data sfarsit (warranty end) a garantiei bunului.

Fila “Maintenance”

• In aceasta fila se evidentiaza planificarea si cheltuielile de reparatii, intretinerea bunului.
• Dupa introducerea datelor la sfarsitul tabelului se afiseaza costul total al intretinerii.
• Pentru planificare si/sau inregistrare reparatie se apasa butonul Adauga un element, dupa care se deschide o noua pagina unde se inregistreaza.
  • Nume – se completeaza cu denumirea reparatiei
  • Asset – se selecteaza bunul pentru care se efectueaza reparatia
  • Due Date – data pana la care trebuie efectuat reparatia respectiva
  • Status – aici se selecteaza statusul intretinerii:
  • Maintenance by – numele persoanei responsabile reparatiei
  • Date completed – se introduce data la care a fost efectuata
  • Cost of Repairs – se completeaza cu costul reparatiei
  • In campul Details se completeaza in cazul in care sunt mai multe detalii sau mentiuni in legatura cu bunul reparat.

Fila “Linking”

• Aici pot fi atasate bunuri tip parinte de care apartine cel inregistrat sau pot fi create bunuri de tip “copii” care apartin bunului.

Fila “Insurance”

• In cazul in care bunul inregistrat detine o asigurare atunci aceasta poate fi selectata in aceasta fila.
• Cu ajutorul butonului se alege asigurarea introdusa in meniul Insurance.
• Se bifeaza casuta asigurarii dorite si se apasa butonul Selecteaza.
• In cazul in care asigurarea nu este inregistrata, in sistem cu butonul Creati se deschide o noua pagina unde acesta poate fi inregistrata. Modul de inregistrare asigurare gasiti aici.

Fila “Notes”

• In aceasta fila pot fi adaugate informatii suplimentare in legatura cu bunul inregistrat.

Fila “Accesories”

• In cazul in care bunul inregistrat are accesorii, atunci aceastea pot fi selectate in aceasta fila.
• Cu ajutorul butonului “Adauga” se selecteaza acesoriile din nomenclator.

Miscarea rapida a bunurilor

• Transferarea rapida a bunurilor se realizeaza cu ajutorul meniului Move. In acest meniu bunul poate fi transferat dintr-un punct de lucru in alta, dintr-o locatie in alta, etc. Accesand meniul, se deschide o noua fereastra cu ajutorul caruia se inregistreaza miscarea.
• Destination Site: se completeaza cu punctul de lucru in care se face transferul
• Destination Location: se completeaza cu locatia in care se face transferul
• Destination Department: se completeaza cu departamentul in care se face transferul
• In sectiunea “Assets” – se selecteaza bunul sau bunurile care vor fi transferate.
  • Cu ajutorul butonului “Adauga” se va deschide o fereastra unde se aleg bunurile de transferat.
• Pentru finalizarea transferului, se apasa butonul “Move“. Sistemul inregistreaza miscarea bunului, nu se creeaza procesul verbal de predare-primire.

Transferarea/Miscarea bunurilor

• Transferarea bunurilor se realizeaza cu ajutorul meniului Mutari active. In acest meniu bunul poate fi transferat de pe o persoana pe alta, dintr-un punct de lucru in alta, etc.

• • Pentru a crea un transfer se apasa butonul Creati, astfel se va deschide o noua fereastra cu ajutorul caruia se inregistreaza miscarea.
  • Name: se completeaza automat dupa salvare cu numarul transferului.
  • Randul Source:
    • Site: se completeaza cu punctul de lucru din care se face transferul
    • Location: se completeaza cu locatia din care se face transferul
    • Department: se completeaza cu departamentul din care se face transferul
    • Responsible: se completeaza cu persoana responsabila a bunului
  • Randul Destination:
    • Site: se completeaza cu punctul de lucru in care se face transferul
    • Location: se completeaza cu locatia in care se face transferul
    • Department: se completeaza cu departamentul in care se face transferul
    • Responsible: se completeaza cu persoana responsabila a bunului
  • Randul Other Information:
    • Move Method: se completeaza cu metoda de miscare a bunului
    • Driver: se completeaza cu numule persoanei care efectueaza miscarea
  • Dupa completarea datelor si salvarea documentului va deveni activ butonul Print Move Report. Cu ajutorul acestui buton poate fi listat PV-ul de predare – primire a bunului.